Comment accueillir les participants d’une réunion ?

Les réunions permettent de rassembler plusieurs personnes pour mener des discussions autour d’une thématique. Elles aident aussi dans l’atteinte des objectifs définis à l’avance. On parle de réunion lorsqu’il y a au moins trois participants. Pour réussir une réunion, il est important de veiller à son organisation et à l’accueil des participants. Comment organiser une réunion et comment accueillir les participants ?

Préparation de la réunion

Pour bien préparer une réunion, il est important de définir les objectifs de la réunion à l’avance. Le plan de la réunion, c’est-à-dire les points à aborder lors de la réunion est le second point à ne pas négliger. Vous pouvez même définir la durée de chacun des points afin de respecter la marge du temps. Ensuite, vous envoyez l’invitation aux participants pour les inviter à prendre part à la réunion. Maintenant, que la préparation est faite, il faut accueillir les participants.

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Accueil des participants

Pour accueillir les participants, il faut premièrement se présenter et les inviter à se présenter à leur tout. Cela permet à tout le monde de connaître tous les participants de nom et de titre. Ensuite, il faudrait parler de l’objectif de la réunion et présenter le plan de la réunion. Enfin, désignez un secrétaire de séance et annoncez les règles de déroulement de la séance.

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Déroulement de la réunion business

La maîtrise du déroulement de votre réunion business est l’une des étapes importantes de votre séance. Pour la réussir, il est important :

  • De réserver une heure conséquente afin de bien détailler et exposer les objectifs.
  • D’éviter de faire une présentation compacte. Il faut veiller à ce qu’il y est quelque temps de silence. Cela permet à tous les participants d’assimiler tout ce qui se dit.
  • De donner la parole à tous les participants pour avoir des points de vue et les niveaux de compréhensions.
  • De poser des questions ou d’inviter à poser des questions pour des échanges plus libres.
  • Aussi, de trouver les moyens d’apaiser les tensions à cause des avis divergents par moment.
  • D’avoir la police des débats au cas où les interventions ne cadreraient plus avec le sujet de la réunion.
  • De faire des reformulations afin de permettre à tout le monde de comprendre ;
  • De prendre note des points de convergence et de divergences.

La réussite de ces points énumérés plus haut vous permet d’assurer un bon déroulement pour la réunion. Par conséquent, vous allez certainement bien conclure votre séance de travail.

Conclusion de la réunion business

La dernière étape de la réunion est la conclusion. Pour conclure, il est important de faire un résumé de tout ce qui a été dit pendant la séance. Aussi, il faut rappeler l’objectif derrière l’organisation de cette séance de travail. Ensuite, remerciez les participants de la réunion et annoncez la date de la prochaine réunion business.